Dalam dinamika operasional perusahaan, pelanggaran disiplin kerja seperti mangkir tanpa kabar, keterlambatan berulang kali, tidak mencapai target kinerja, hingga kelalaian yang merugikan aset perusahaan adalah situasi yang lazim dihadapi manajemen HRD. Namun, pengusaha tidak dapat serta-merta memberhentikan karyawan secara sepihak tanpa melalui mekanisme sanksi yang diatur undang-undang.
Di Indonesia, instrumen resmi untuk menegur dan membina pekerja sebelum timbulnya Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah Surat Peringatan (SP). Diterbitkannya SP 1, SP 2, atau SP 3 diatur secara ketat dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021. Menyusun surat peringatan dengan dasar fakta yang akurat dan klausul hukum yang tepat melindungi perusahaan dari tuntutan sengketa di Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Artikel ini membahas dasar hukum ketenagakerjaan, aturan masa kedaluwarsa SP, prosedur penerbitan berjenjang, serta format draf SP resmi yang siap pakai.
Dasar Hukum Surat Peringatan di Indonesia
Penerbitan surat sanksi disiplin kerja mengacu pada:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU No. 6 Tahun 2023 (Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi UU).
- PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 52 ayat (1): Menetapkan bahwa pengusaha dapat melakukan PHK terhadap pekerja/buruh karena alasan melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB), setelah kepada pekerja yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
- PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 52 ayat (2): Menegaskan bahwa masing-masing surat peringatan berlaku untuk jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.
Jenjang & Masa Berlaku SP (Aturan 6 Bulan)
Sistem hukum ketenagakerjaan Indonesia menganut asas pembinaan bertingkat:
| Tingkatan Sanksi | Bobot Pelanggaran | Masa Berlaku | Konsekuensi Lanjutan |
|---|---|---|---|
| Surat Peringatan I (SP 1) | Pelanggaran ringan (terlambat masuk berulang kali, tidak mengisi logbook, abai seragam) | 6 Bulan sejak tanggal diterbitkan | Pembinaan atasan langsung & evaluasi perilaku berkala |
| Surat Peringatan II (SP 2) | Mengulangi pelanggaran yang sama dalam masa aktif SP 1, atau pelanggaran sedang | 6 Bulan sejak tanggal diterbitkan | Penundaan kenaikan gaji berkala atau skorsing ringan |
| Surat Peringatan III (SP 3) | Mengulangi pelanggaran dalam masa aktif SP 2, atau pelanggaran berat pertama | 6 Bulan sejak tanggal diterbitkan | Peringatan terakhir sebelum pemutusan hubungan kerja (PHK) |
Prinsip Kedaluwarsa SP: Jika seorang karyawan menerima SP 1 pada tanggal 1 Januari 2026, maka masa berlaku SP 1 tersebut akan berakhir pada 1 Juli 2026. Apabila setelah 1 Juli 2026 karyawan tersebut kembali melakukan pelanggaran disiplin, sanksi yang diterbitkan kembali ke SP 1, bukan langsung naik ke SP 2.
Bolehkah Perusahaan Langsung Menerbitkan SP 3 atau SP Terakhir?
Berdasarkan penjelasan Pasal 52 ayat (1) PP No. 35 Tahun 2021, penerbitan surat peringatan tidak selalu harus berurutan 1, 2, dan 3, melainkan disesuaikan dengan bobot pelanggaran yang telah disepakati dalam Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Untuk pelanggaran dengan bobot sangat berat (seperti memalsukan kuitansi klaim pengeluaran, membocorkan rahasia dagang, atau berkelahi di tempat kerja), perusahaan berhak langsung menerbitkan SP 3 (Peringatan Keras Terakhir) atau bahkan melaporkannya ke ranah pidana, sepanjang jenis pelanggaran tersebut telah tercantum dalam buku peraturan internal perusahaan yang telah disahkan oleh Disnaker.
Unsur Wajib dalam Surat Peringatan Karyawan
Agar berkas memiliki kekuatan pembuktian jika diperkarakan di Disnaker:
- Nomor Surat & Tanggal Penerbitan: Memastikan sistem penomoran arsip kepegawaian tertib.
- Identitas Lengkap Karyawan: Nama karyawan, Nomor Induk Karyawan (NIK Karyawan), Departemen/Divisi, dan Jabatan saat ini.
- Deskripsi Riil Pelanggaran: Menguraikan fakta pelanggaran secara objektif dengan menyebutkan hari, tanggal, jam, dan bukti saksi/sistem (misalnya data mesin absensi fingerprint).
- Pasal Regulasi yang Dilanggar: Merujuk secara spesifik pasal dan ayat dalam Peraturan Perusahaan (PP), PKB, atau Perjanjian Kerja yang diabaikan karyawan.
- Konsekuensi & Masa Berlaku: Penegasan bahwa sanksi berlaku selama 6 bulan dan menyebutkan sanksi berikutnya jika pelanggaran diulangi.
- Kolom Tanda Tangan: Ditandatangani oleh pejabat HRD/Direktur dan kolom tanda tangan penerimaan oleh karyawan yang bersangkutan sebagai bukti telah menerima tembusan.
Format Surat Peringatan Pertama (SP 1) — Siap Salin
[KOP SURAT RESMI PERUSAHAAN] PT [NAMA PERUSAHAAN LENGKAP] [Alamat Kantor Pusat, Telepon, Email, dan Website] --- SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-1) Nomor: 001/HRD-SP1/[Bulan Romawi]/2026 Surat Peringatan Pertama (SP-1) ini diberikan kepada: - Nama Karyawan: [Nama Lengkap Karyawan] - Nomor Induk Karyawan (NIK): [Nomor Karyawan] - Jabatan: [Nama Jabatan, misal: Staf Pemasaran / Operator Produksi] - Departemen / Divisi: [Nama Departemen] - Tanggal Mulai Bekerja: [DD Bulan YYYY] DASAR PERTIMBANGAN PENERBITAN SP: Berdasarkan catatan absensi dan evaluasi kinerja divisi HRD, Saudara telah melakukan tindakan pelanggaran disiplin kerja berupa: 1. Mangkir / tidak masuk bekerja tanpa keterangan resmi dan tanpa surat keterangan dokter yang sah selama 3 (tiga) hari kerja berturut-turut, yaitu pada tanggal [Tanggal 1], [Tanggal 2], dan [Tanggal 3 Bulan Tahun]. 2. Mengabaikan konfirmasi panggilan kehadiran yang telah disampaikan oleh atasan langsung Saudara melalui pesan tertulis maupun sambungan telepon. Tindakan tersebut merupakan bentuk pelanggaran disiplin kerja sebagaimana diatur dalam: - Pasal [Nomor Pasal] Peraturan Perusahaan PT [Nama Perusahaan] tentang Disiplin dan Kehadiran Kerja; juncto - Pasal 52 Peraturan Pemerintah (PP) No. 35 Tahun 2021. KONSEKUENSI & KETENTUAN SANKSI: 1. Manajemen menerbitkan Surat Peringatan Pertama (SP-1) kepada Saudara dengan masa berlaku selama 6 (enam) bulan, terhitung sejak tanggal diterbitkan sampai dengan tanggal [DD Bulan YYYY (6 Bulan ke Depan)]. 2. Saudara diminta untuk segera memperbaiki kedisiplinan dan menunjukkan komitmen kerja profesional di lingkungan perusahaan. 3. Apabila dalam kurun waktu 6 (enam) bulan masa berlakunya SP-1 ini Saudara kembali melakukan pelanggaran disiplin kerja yang sama atau pelanggaran lainnya, maka Manajemen berhak menerbitkan Surat Peringatan Kedua (SP-2) atau sanksi yang lebih berat sesuai prosedur ketenagakerjaan yang berlaku. Demikian Surat Peringatan Pertama ini diterbitkan untuk diperhatikan dan dipatuhi dengan sungguh-sungguh demi kebaikan bersama. [Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun] Diterbitkan Oleh, PT [Nama Perusahaan] (Tanda Tangan & Cap Stempel Perusahaan) [Nama Manajer HRD / Direktur] Jabatan: Head of Human Resources --- TANDA TERIMA KARYAWAN: Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan telah menerima dan memahami isi Surat Peringatan Pertama (SP-1) ini: Tanda Tangan: __________________________ Nama Karyawan: [Nama Lengkap Karyawan] Tanggal Diterima: [Tanggal Serah Terima Fisik]
4 Kesalahan HRD yang Membuat SP Batal di Sidang PHI
- Memberikan SP Tanpa Bukti Konkret: Memberikan SP karena tuduhan "kinerja buruk" tanpa indikator target penilaian kinerja (KPI) tertulis atau rekaman absensi yang valid.
- Masa Berlaku Lebih dari 6 Bulan: Mencantumkan klausul bahwa SP berlaku seumur hidup atau 1 tahun. Ketentuan ini melanggar PP 35/2021 dan otomatis gugur jika diuji di Disnaker.
- Tidak Menyerahkan Salinan Fisik: Karyawan hanya ditegur via lisan atau chat WhatsApp tanpa adanya lembar surat bertanda tangan fisik.
- Langsung PHK Tanpa Melalui Tahapan SP: Memberhentikan karyawan tetap atas alasan kesalahan ringan tanpa didahului pemberian SP 1, SP 2, dan SP 3 secara berjenjang.
Cara Membuat Dokumen SP di Suratin Dong (2 Menit)
- Masukkan kop dan nama resmi perusahaan.
- Pilih tingkatan surat peringatan: SP 1, SP 2, atau SP 3.
- Isi data karyawan yang bersangkutan beserta uraian fakta pelanggaran dan pasal peraturan perusahaan yang dilanggar.
- Unduh dokumen PDF A4 rapi tanpa watermark, cetak 2 rangkap, bubuhkan tanda tangan manajemen, dan mintakan tanda tangan tanda terima kepada karyawan.
FAQ
Bagaimana jika karyawan menolak menandatangani surat peringatan (SP)?
Penolakan karyawan untuk menandatangani surat penerimaan SP tidak membatalkan keabsahan sanksi. HRD cukup membuat Berita Acara Penolakan Penandatanganan SP yang ditandatangani oleh atasan langsung dan 2 orang saksi dari rekan kerja, kemudian mengirimkan surat peringatan tersebut ke alamat domisili karyawan tercatat via pos tercatat.
Apakah karyawan yang sedang dalam masa SP berhak menerima THR?
Tetap berhak penuh. Sanksi Surat Peringatan tidak menggugurkan hak normatif karyawan atas Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan maupun upah pokok bulanan sesuai Permenaker No. 6 Tahun 2016.
Apakah karyawan bisa mengajukan keberatan atas SP yang diterbitkan?
Bisa. Karyawan yang merasa tidak melakukan pelanggaran atau isi SP tidak sesuai fakta berhak mengajukan surat tanggapan/pembelaan diri tertulis dan meminta dialog bipartit bersama serikat pekerja atau bagian personalia untuk mengklarifikasi bukti-bukti riil.
Disclaimer: Format dokumen ini merupakan panduan standar korespondensi personalia mengacu pada PP No. 35 Tahun 2021. Klausul khusus mengenai jenis sanksi dapat disesuaikan dengan Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) masing-masing badan usaha.