Dinamika kehidupan organisasi kemahasiswaan dan kesiswaan—seperti Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ), Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), serta OSIS di sekolah—sangat bergantung pada ketersediaan sarana dan prasarana penunjang. Setiap penyelenggaraan acara—mulai dari seminar akademik, lokakarya (workshop), sidang pertanggungjawaban organisasi, turnamen futsal/basket, gladi bersih pentas seni, hingga peribadatan keagamaan—memerlukan fasilitas fisik kampus.
Fasilitas tersebut dapat berupa ruangan tertutup (seperti Auditorium Utama, Aula Serbaguna, Ruang Rapat Dekanat, atau Laboratorium Komputer) maupun peralatan inventaris Barang Milik Negara (BMN) seperti unit sound system, proyektor LCD, mikrofon nirkabel, meja registrasi, dan pendingin udara.
Agar tidak terjadi bentrokan jadwal penggunaan ruangan antar-organisasi (double booking) serta memastikan aset sarana prasarana terpelihara dengan baik, Biro Administrasi Umum dan Perlengkapan (BAUP) mewajibkan panitia pelaksana mengajukan Surat Permohonan Peminjaman Fasilitas / Ruangan.
Artikel ini mengulas tata cara permohonan aset kampus, klausul tanggung jawab kebersihan dan keamanan barang, serta format surat permohonan resmi siap pakai.
Tata Tertib & Tanggung Jawab Peminjaman Aset Kampus
Penggunaan fasilitas pendidikan mengikat panitia peminjam pada ketentuan:
- Batas Waktu Pengajuan: Surat permohonan wajib dimasukkan ke bagian Rumah Tangga / Perlengkapan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sebelum hari H pelaksanaan acara.
- Klausul Kebersihan & Kerapian Ruangan: Pihak peminjam berkewajiban membersihkan seluruh sampah acara dan mengembalikan susunan tata letak kursi/meja ke posisi semula segera setelah acara selesai.
- Ganti Rugi Kerusakan Aset Fisik: Panitia menandatangani pernyataan sanggup mengganti 100% biaya perbaikan atau mengganti unit baru apabila terjadi kerusakan fasilitas (seperti remote AC hilang, kabel proyektor putus, atau kursi patah) akibat kelalaian panitia/peserta.
- Batasan Jam Operasional Malam: Kegiatan malam hari di dalam gedung kampus umumnya dibatasi maksimal hingga pukul 22.00 WIB demi alasan keamanan dan efisiensi listrik kampus.
Format Surat Permohonan Peminjaman Fasilitas & Ruangan (Siap Salin)
PANITIA PELAKSANA SEMINAR NASIONAL KEMAHASISWAAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM) FAKULTAS [NAMA FAKULTAS] UNIVERSITAS [NAMA UNIVERSITAS] [Sekretariat BEM Gedung PKM Lantai 2, Nomor Telepon / WA Panitia] --- Nomor: [Nomor Surat/Kode]/PAN-SEM/BEM/[Bulan]/2026 Lampiran: 1 (satu) Berkas Proposal Acara & Susunan Kegiatan Perihal: Permohonan Peminjaman Ruangan dan Fasilitas Kampus [Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun] Kepada Yth. Kepala Bagian Umum & Perlengkapan (BAUP) Universitas / Institut [Nama Universitas] di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan rencana pelaksanaan program kerja tahunan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) berupa kegiatan Seminar Nasional & Lokakarya Kewirausahaan Digital Mahasiswa, kami selaku panitia pelaksana bermaksud mengajukan permohonan peminjaman ruangan serta fasilitas sarana prasarana kampus dengan rincian jadwal sebagai berikut: - Nama Kegiatan: Seminar Nasional Kewirausahaan Digital Mahasiswa 2026 - Hari & Tanggal Pelaksanaan: [Hari], [DD Bulan YYYY] - Waktu Penggunaan: Pukul 07.30 s.d. 16.30 WIB - Estimasi Jumlah Peserta: ± 250 orang mahasiswa dan tamu undangan - Penanggung Jawab Acara: [Nama Lengkap Ketua Pelaksana] (NIM: [NIM Mahasiswa]) - Nomor HP / WA Kontak: [Nomor HP Aktif Penanggung Jawab] Adapun ruangan dan daftar peralatan fasilitas yang kami ajukan untuk dipinjam meliputi: 1. Ruangan / Gedung: Auditorium Utama Lantai 3 Gedung Rektorat. 2. Peralatan Audio-Visual: 1 Set Sound System, 4 Buah Wireless Mic, dan 2 Unit Proyektor LCD + Layar Screen. 3. Perlengkapan Tambahan: 250 Buah Kursi Peserta, 6 Buah Meja Registrasi, dan 2 Buah Podium Pembicara. Kami berkomitmen penuh untuk: 1. Menjaga ketertiban, keamanan, dan kebersihan ruangan selama kegiatan berlangsung. 2. Mengembalikan tata letak ruangan dan seluruh peralatan yang dipinjam dalam kondisi lengkap dan bersih setelah acara selesai. 3. Bertanggung jawab penuh atas segala kerusakan atau kehilangan barang inventaris yang terjadi akibat kelalaian kegiatan kami. Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian, dukungan, dan izin yang Bapak/Ibu berikan, kami haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Hormat kami, Panitia Pelaksana, Ketua Pelaksana, (Tanda Tangan) [Nama Lengkap Ketua Pelaksana] NIM. [Nomor Induk Mahasiswa] Sekretaris Panitia, (Tanda Tangan) [Nama Lengkap Sekretaris] NIM. [Nomor Induk Mahasiswa] --- Mengetahui & Menyetujui: Ketua BEM Fakultas [Nama Fakultas], (Tanda Tangan & Cap Organisasi) [Nama Lengkap Ketua BEM] NIM. [Nomor Induk Mahasiswa] Wakil Dekan III Bidang Kemahasiswaan, (Tanda Tangan & Cap Stempel Fakultas) [Nama Pejabat Beserta Gelar] NIP. [Nomor Induk Pegawai]
Cara Membuat Dokumen Peminjaman Fasilitas di Suratin Dong (2 Menit)
- Masukkan nama organisasi peminjam (BEM, HMJ, UKM, atau OSIS).
- Rincikan tanggal, jam mulai, jam selesai, serta nama ruangan yang dipinjam.
- Buat daftar checklist inventaris yang dibutuhkan (sound system, proyektor, kursi, meja).
- Unduh dokumen PDF A4 resmi rapi tanpa watermark, bubuhkan tanda tangan ketua panitia dan legalisir pimpinan fakultas/sekolah, lalu serahkan ke bagian umum BAUP.
FAQ
Apakah peminjaman fasilitas kampus untuk kegiatan internal mahasiswa dikenakan biaya sewa?
Untuk kegiatan kemahasiswaan resmi yang tercantum dalam Program Kerja (Proker) organisasi kemahasiswaan dan telah disetujui pimpinan fakultas/universitas, peminjaman ruangan dan fasilitas kampus TIDAK DIKENAKAN BIAYA SEWA (Gratis). Namun, panitia biasanya diwajibkan memberikan uang lembur/uang kebersihan secara sukarela bagi petugas kebersihan dan teknisi sound system yang bertugas di luar jam kerja normal.
Apa yang terjadi jika fasilitas yang dipinjam mengalami kerusakan fisik?
Sesuai Berita Acara Peminjaman BMN, panitia pelaksana wajib bertanggung jawab mengganti biaya perbaikan teknis atau mengganti unit alat dengan spesifikasi yang setara sebelum batas waktu yang ditentukan oleh bagian perlengkapan umum.
Disclaimer: Format dokumen ini merupakan panduan umum tata naskah permohonan fasilitas di lingkungan pendidikan. Prosedur peminjaman fasilitas oleh pihak eksternal/komersial diatur terpisah melalui mekanisme tarif Badan Layanan Umum (BLU).