Surat Keterangan Penghasilan (sering kali diterbitkan berdampingan dengan slip gaji bulanan) merupakan dokumen resmi yang menerangkan rincian pemasukan finansial seseorang dalam kurun waktu tertentu. Dokumen ini menjadi salah satu berkas paling sering diminta dalam berbagai urusan perbankan dan administrasi pendidikan di Indonesia: pengajuan Kredit Pemilikan Rumah (KPR Bank BTN, BRI, Mandiri, BCA), pengajuan kartu kredit, pendaftaran beasiswa KIP Kuliah, hingga pembuatan visa ke luar negeri di kedutaan besar.
Bagi karyawan tetap dengan sistem penggajian otomatis (payroll bank), dokumen ini mudah diperoleh dari bagian HRD atau finance. Namun, bagi pekerja harian, karyawan UMKM non-payroll, pekerja lepas (freelancer), dan orang tua yang berprofesi sebagai pedagang atau petani, mendapatkan surat bukti penghasilan sering kali membingungkan. Artikel ini mengupas struktur baku surat keterangan penghasilan, perbedaan format perusahaan vs surat pernyataan kelurahan, serta contoh draf yang siap disalin dan dicetak.
Fungsi Pokok Surat Keterangan Penghasilan
Lembaga keuangan dan instansi pemerintah meminta dokumen ini untuk kebutuhan:
- Uji Kelayakan Kredit Bank (Analisis DSR / *Debt Service Ratio*): Bank menghitung batas cicilan maksimal (umumnya maksimal 30–40% dari total penghasilan bersih bulanan pemohon).
- Pendaftaran Beasiswa & Subsidi Kuliah (KIP Kuliah / UKT Afirmasi): Universitas memverifikasi total pendapatan gabungan kedua orang tua untuk menentukan kelompok Uang Kuliah Tunggal (UKT) atau kelayakan subsidi biaya hidup.
- Persyaratan Visa Kedutaan Asing: Memastikan pemohon memiliki kecukupan dana finansial mandiri dan tidak berniat menjadi imigran ilegal di negara tujuan.
- Pendaftaran Rumah Subsidi FLPP (PUPR / BP Tapera): Membuktikan bahwa pemohon memiliki penghasilan di bawah ambang batas maksimal penerima rumah subsidi pemerintah.
2 Jenis Surat Keterangan Penghasilan
| Jenis Dokumen | Pihak yang Menerbitkan | Ditujukan Untuk | Karakteristik Utama |
|---|---|---|---|
| Format Perusahaan Swasta / Instansi | Bagian HRD / Keuangan / Direktur | Karyawan tetap, kontrak, atau pekerja honorer | Memuat rincian upah pokok, tunjangan jabatan, potongan BPJS, dan PPh 21 |
| Format Mandiri / Kelurahan / Desa | Ditandatangani pemohon bermaterai & disahkan Lurah/Kades | Wiraswasta, pedagang, petani, sopir, freelancer | Menerangkan estimasi rata-rata omzet dan laba bersih bulanan yang diakui lingkungan |
Komponen Rincian Gaji yang Benar
Sesuai ketentuan UU Ketenagakerjaan No. 13/2003 dan PP No. 36/2021 tentang Pengupahan, penghasilan karyawan umumnya dipecah menjadi:
- Upah Pokok (Basic Salary): Imbalan dasar minimal sesuai jenjang jabatan (minimal 75% dari total upah tetap).
- Tunjangan Tetap: Tunjangan yang dibayarkan rutin tanpa dipengaruhi kehadiran (misal tunjangan jabatan atau keahlian).
- Tunjangan Tidak Tetap: Tunjangan yang dipengaruhi kehadiran (misal uang makan harian dan transport).
- Komponen Potongan (Deductions): Iuran BPJS Ketenagakerjaan (JHT 2%, JP 1%), BPJS Kesehatan (1%), potongan PPh 21, dan kasbon/koperasi.
Format 1: Surat Keterangan Penghasilan Karyawan Perusahaan (Siap Salin)
[KOP RESMI PERUSAHAAN] PT [NAMA PERUSAHAAN LENGKAP] [Alamat Lengkap Kantor, Nomor Telepon, Email, dan Website] --- SURAT KETERANGAN PENGHASILAN Nomor: [Nomor Surat]/HRD-SKP/[Bulan Romawi]/2026 Yang bertanda tangan di bawah ini: - Nama Lengkap: [Nama Manajer HRD / Keuangan] - Jabatan: Head of Human Resources Development - Nama Perusahaan: PT [Nama Perusahaan] - Alamat Perusahaan: [Alamat Kantor Pusat] Dengan ini menerangkan bahwa: - Nama Karyawan: [Nama Lengkap Karyawan Sesuai KTP] - Nomor Induk Karyawan (NIK): [Nomor Karyawan] - Jabatan: [Nama Jabatan, misal: Senior Web Developer] - Status Karyawan: Karyawan Tetap (PKWTT) - Tanggal Mulai Bekerja: [DD Bulan YYYY] Adalah benar karyawan aktif yang bekerja di perusahaan kami dengan rincian penghasilan rata-rata per bulan sebagai berikut: A. PENGHASILAN (EARNINGS): 1. Gaji Pokok: Rp [Nominal, misal: 8.000.000] 2. Tunjangan Tetap (Jabatan): Rp [Nominal, misal: 1.500.000] 3. Tunjangan Transport & Makan: Rp [Nominal, misal: 1.000.000] 4. Tunjangan Komunikasi: Rp [Nominal, misal: 500.000] Total Penghasilan Kotor (Gross): Rp 11.000.000 B. POTONGAN (DEDUCTIONS): 1. Iuran BPJS Ketenagakerjaan (3%): Rp 240.000 2. Iuran BPJS Kesehatan (1%): Rp 80.000 3. PPh Pasal 21: Rp [Nominal Potongan Pajak] Total Potongan: Rp 320.000 TOTAL PENGHASILAN BERSIH (TAKE HOME PAY): Rp [Nominal Bersih, misal: 10.680.000] (Terbilang: Sepuluh Juta Enam Ratus Delapan Puluh Ribu Rupiah) Surat keterangan penghasilan ini diterbitkan atas permintaan yang bersangkutan untuk dipergunakan sebagai kelengkapan dokumen persyaratan: [Sebutkan Keperluan: misal Pengajuan Fasilitas KPR Bank Mandiri / Pengajuan Visa Perjalanan]. Demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. [Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun] PT [Nama Perusahaan] (Tanda Tangan & Cap Stempel Basah Perusahaan) [Nama Lengkap Manajer HRD / Finance] Jabatan: Manajer HRD & GA
Format 2: Surat Pernyataan Penghasilan Orang Tua Wiraswasta (Disahkan Kelurahan)
Format ini digunakan untuk orang tua siswa/mahasiswa yang tidak memiliki slip gaji formal (petani, pedagang pasar, nelayan, atau wirausaha rumahan) guna mendaftar KIP Kuliah atau keringanan SPP sekolah:
SURAT PERNYATAAN PENGHASILAN ORANG TUA / WALI Saya yang bertanda tangan di bawah ini: - Nama Lengkap: [Nama Orang Tua / Kepala Keluarga Sesuai KTP] - NIK (KTP): [16 Digit NIK] - Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir] - Pekerjaan / Usaha: [Sebutkan: Pedagang Sembako / Petani Padi / Wiraswasta Bengkel] - Alamat Domisili: [Alamat Lengkap Sesuai Kartu Keluarga] - Nomor Telepon / WA: [Nomor HP Aktif] Selaku orang tua / wali dari calon mahasiswa / siswa: - Nama Anak: [Nama Lengkap Anak] - NISN / NIM: [Nomor Induk Siswa/Mahasiswa] - Nama Kampus / Sekolah: [Nama Universitas / Sekolah Tujuan] Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa pada saat ini saya memiliki penghasilan rata-rata dari usaha/pekerjaan tersebut sebesar: Rp [Nominal, misal: 2.500.000] per bulan (Terbilang: Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah per bulan) dengan jumlah tanggungan keluarga sebanyak [Jumlah Tanggungan, misal: 3] orang. Surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk keperluan [Pendaftaran Program Beasiswa KIP Kuliah 2026]. Apabila di kemudian hari data yang saya sampaikan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi pembatalan beasiswa sesuai ketentuan hukum yang berlaku. [Nama Kota/Kabupaten], [Tanggal Bulan Tahun] Mengetahui, Lurah / Kepala Desa [Nama Desa] (Tanda Tangan & Cap Stempel Kelurahan) [Nama Lengkap Lurah / Kades] NIP. [Nomor Induk Pegawai] Yang Membuat Pernyataan, (Materai Rp 10.000 & Tanda Tangan) [Nama Lengkap Orang Tua / Wali]
4 Kesalahan Umum yang Membuat Surat Penghasilan Ditolak Bank
- Nominal Tidak Sesuai Mutasi Rekening Koran: Angka take home pay di surat keterangan penghasilan berbeda jauh dengan nominal uang masuk di buku tabungan/rekening koran 3 bulan terakhir.
- Tanpa Cap Stempel Basah Resmi: Surat hanya ditandatangani tanpa stempel legalitas perusahaan atau kelurahan.
- Tidak Mencantumkan Nomor Telepon HRD: Analis kredit bank (analis KPR) melakukan verifikasi via telepon ke nomor kantor HRD. Jika nomor tidak bisa dihubungi, berkas kredit otomatis ditolak (reject).
- Masa Berlaku Telah Lewat: Bank umumnya mensyaratkan surat penghasilan diterbitkan maksimal 1 hingga 3 bulan terakhir dari tanggal pengajuan kredit.
Cara Membuat Draf Surat Penghasilan di Suratin Dong (2 Menit)
- Masukkan identitas perusahaan/penerbit surat dan data lengkap karyawan/pemohon.
- Isi rincian komponen pendapatan (gaji pokok, tunjangan, dan rincian potongan).
- Tentukan tujuan spesifik pembuatan surat (KPR, beasiswa, visa, atau kredit).
- Unduh dokumen PDF A4 siap cetak, bubuhkan meterai Rp 10.000 (jika format mandiri), dan mintakan tanda tangan serta stempel resmi pejabat yang berwenang.
FAQ
Apakah wiraswasta bisa membuat surat keterangan penghasilan tanpa ke kelurahan?
Untuk keperluan perbankan komersial (KPR Bank), pihak bank swasta terkadang menerima Surat Pernyataan Penghasilan Mandiri bermaterai yang dilampiri buku catatan kas penjualan harian dan rekening koran usaha 6 bulan terakhir. Namun, untuk program subsidi pemerintah (KPR FLPP atau KIP Kuliah), legalisir stempel dari Lurah/Kepala Desa setempat tetap menjadi syarat wajib.
Berapa batas waktu masa berlaku surat keterangan penghasilan?
Umumnya surat keterangan penghasilan memiliki masa berlaku efektif selama 1 (satu) hingga 3 (tiga) bulan sejak tanggal diterbitkan. Lewat dari 3 bulan, instansi biasanya meminta pembaruan data gaji terbaru.
Apakah surat keterangan penghasilan wajib memakai meterai Rp 10.000?
Jika diterbitkan resmi oleh perusahaan berbadan hukum (PT/CV) dengan kop surat dan stempel, surat penghasilan umumnya tidak wajib bermaterai. Namun, jika berupa surat pernyataan penghasilan orang tua non-formal atau wiraswasta, dokumen tersebut wajib dibubuhi meterai Rp 10.000 di atas tanda tangan pembuat pernyataan.
Disclaimer: Format dokumen ini merupakan panduan standar administrasi personalia dan verifikasi perbankan di Indonesia. Instansi atau perbankan tertentu dapat memiliki format formulir baku internal yang wajib digunakan.